Artikel - Sistem Informasi Manufaktur ( PT. Gudang Garam Tbk )

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

ANALISIS SISTEM INFORMASI MANUFAKTUR ( BIDANG PENELITIAN DI PT GUDANG GARAM TBK )

Hapsi Ali ¹, Ahmad Resha Farhan ²,

¹Dosen Sistem Informasi Manajemen Universitas Mercu Buana, Jakarta Indonesia

²Mahasiswa Universitas Mercu Buana, Jakarta Indonesia 

Abstrak: Nilai sebuah informasi lebih berharga daripada nilai investasi. Oleh karena itu, dalam membuat sebuah informasi diperlukan sebuah sistem yang dapat membuat sebuah informasi yang tepat dan akurat. Sistem Informasi Manajemen perlu didefinisikan lebih detail untuk mendapatkan informasi yang lebih spesifik, khususnya untuk kegiatan produksi (manufaktur). Sistem Informasi Manufaktur dapat mendukung kegiatan manufaktur secara keseluruhan untuk menghasilkan produk yang baik dari segi waktu, biaya dan kualitas. Objek penelitian ini adalah PT Gudang Garam Tbk Jl. Jendral A. Yani 75-79 Jakarta - 10510 Indonesia (Kantor Perwakilan). Penelitian ini adalah untuk menganalisis pengaruh sistem informasi manufaktur untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam operasional perusahaan.

Kata kunci: Sistem Informasi Manajemen, Sistem Informasi Manufaktur.

I.       PENDAHULUAN

Dunia Industri selalu menghubungkan pemikiran kita kepada sebuah prosedur input, proses, output. Data merupakan sebuah input yang pada akhirnya akan menjadi sebuah informasi melalui sebuah proses sistem manajemen yang biasa disebut Database Management System (DBMS). Sistem Informasi Manajemen (SIM) menjadi perangkat utama pencetak informasi untuk pengambilan keputusan bagi perkembangan perusahaan.

Perusahaan manufaktur memerlukan informasi untuk melangsungkan roda industrinya. Tanpa informasi yang akurat, perusahaan tidak dapat menentukan kebijakan, keputusan, bahkan peraturan yang dapat menunjang perbaikan maupun perkembangan perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan manufaktur perlu memiliki sebuah sistem informasi yang dikhususkan pada departemen atau bagian manufaktur.

TINJAUAN PUSTAKA

Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang, tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar organisasi. Informasi sendiri mengandung suatu arti yaitu data yang telah diolah ke dalam suatu bentuk yang lebih memiliki arti dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Data sendiri merupakan fakta-fakta yang mewakili suatu keadaan, kondisi, atau peristiwa yang terjadi atau ada di dalam atau di lingkungan fisik organisasi. Data tidak dapat langsung digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan harus diolah lebih dahulu agar dapat dipahami, lalu dimanfaatkan dalam  pengambilan keputusan.

Setiap sistem informasi menyajikan tiga pokok: 1) pengumpulan dan pemasukan data, 2) penyimpanan dan pengambilan kembali (retrieval) data, dan 3) penerapan data, dalam hal sistem informasi terkomputer termasuk penayangan (display) (Lynch, LG. 1977). Menurut O’Brien (2005) Sistem Informasi manajemen merupakan kombinasi yang teratur antara people, hardware, software, network dan data resources (kelima unsur ini disebut komponen sistem informasi) yang mengumpulkan, merubah dan menyebarkan informasi dalam organisasi seperti pada gambar 1

Gambar 1. Komponen Sistem Informasi

I.       METODE PENELITIAN

Metode kualitatif dengan study literature dan berdasarkan pengalaman empiris 3 tahun terakhir, serta pengamatan pada objek penelitian PT. Gudang Garam,Tbk Jakarta dan pada unit analisis Departemen/bagian SIM.

II.    HASIL DARI PEMBAHASAN

SISTEM INFORMASI MANUFAKTUR

Sistem Informasi Manufaktur (SIMa) termasuk dalam kerangka kerja Sistem
Informasi Manajemen (SIM) secara keseluruhan. SIMa lebih menekankan kepada proses produksi yang terjadi dalam sebuah lantai produksi, mulai dari input bahan mentah hingga output barang jadi, dengan mempertimbangkan semua proses yang terjadi.

Gambar 1. Bagan Arus Data menjadi Informasi untuk SIMa

Input

Data Internal perusahaan merupakan data intern sistem keseluruhan yang mendukung proses pengolahan data menjadi informasi yang berguna. Data ini meliputi sumber daya manusia (SDM), material, mesin, dan hal lainnya yang mendukung proses produksi secara keseluruhan seperti transportasi, spesifikasi kualitas material, frekuensi perawatan, dan lain-lain.

Data Eksternal perusahaan merupakan data yang berasal dari luar perusahaan (environment) yang mendukung proses pengolahan data menjadi informasi yang berguna. Contoh data eksternal adalah data pemasok (supplier), kebijakan pemerintah tentang UMR, listrik, dll. Data-data ini biasanya berguna untuk perhitungan cost dalam manufaktur mulai dari awal hingga akhir proses. Data awal ini dapat diperoleh sejak awal perusahaan berdiri maupun pada saat proses produksi berlangsung, kemudian data-data yang diperlukan didokumentasikan ke dalam sebuah database. Oleh karena abstrak dan banyaknya data yang harus didokumentasi, maka kita harus bisa mendefinisikan tujuan akhir dari informasi yang hendak kita buat. Pihak manajemen puncak (eksekutif) harus memberikan pedoman kepada pihak manajemen informasi untuk membuat sebuah sistem informasi yang dikehendaki. Setelah itu, pihak manajemen informasi dapat memutuskan untuk mengumpulkan data yang seperti apa untuk dapat menghasilkan informasi seperti yang diharapkan oleh pihak eksekutif.

Proses

Proses pengolahan data menjadi informasi selalu diidentikkan dengan Database Management System (DBMS). DBMS atau manajemen data, dimana data yang ada harus dijamin akurasi, kemutakhiran, keamanan, dan ketersediaannya bagi pemakai, bertujuan agar dalam penggunan informasi tidak terjadi kekeliruan. Kegiatan yang terjadi di dalam manajemen data adalah :

1.      Pengumpulan (pendokumentasian) data

2.      Pengujian data, agar tidak terjadi inkonsistensi data

3.      Pemeliharaan data, untuk menjamin akurasi dan kemutakhiran data.

4.      Keamanan data, untuk menghindari kerusakan serta penyalahgunaan
data.

5.      Pengambilan data, bisa dalam bentuk laporan, untuk memudahkan pengolahan data yang lain. Seperti halnya data input, pengolahan data menjadi informasi memerlukan proses khusus dengan menggunakan metode perhitungan yang sesuai dengan kebutuhan industri yang bersangkutan. Apabila kita belum mengetahui keinginan informasi dari pihak eksekutif, pengolahan data yang ada dapat menimbulkan cost yang inefektif dan inefeksiensi.

Output

Informasi yang dihasilkan dari hasil pengolahan data perlu diklasifikasikan berdasarkan beberapa subsistem. Dalam hal ini, perusahaan mengklasifikasikan output data menjadi 3 bagian yaitu persediaan, produksi dan kualitas, dimana ketiganya ini tidak meninggalkan unsur biaya yang terjadi di dalamnya.

·         Persediaan

Subsistem persediaan memiliki definisi setiap produk yang ada dalam perusahaan baik yang disimpan ataupun akan dibutuhkan. Subsistem persediaan memberikan jumlah stok, biaya holding, safety stock , dan lain-lain berdasarkan hasil pengolahan data dari input. Subsistem persediaan biasanya memiliki proses pembelian (purchasing) dan penyimpanan (inventory). Proses yang lain dapat dikembangkan sesuai kebutuhan perusahaan, namun kedua proses ini sudah cukup mewakili keseluruhan proses dalam subsistem persediaan. Dalam proses pembelian, pihak manajemen informasi mendokumentasi proses pemilihan pemasok hingga kedatangan material dari pemasok untuk kemudian diproses di dalam lantai produksi. Proses pembelian untuk persediaan diperhitungkan dengan mempertimbangkan korelasi antara pembelian dan penyimpanan. Apabila jumlah penyimpanan kecil, maka frekuensi pembelian diperkirakan semakin banyak (dengan kuantitas produk yang sedikit) dan biaya semakin besar. Namun apabila jumlah penyimpanan besar, maka frekuensi pembelian sedikit (dengan kuantitas produk yang banyak) dan biaya dapat ditekan, tapi biaya penyimpanan juga bertambah. Perbandingan terbalik antara penyimpanan dan pembelian ini perlu dihitung untuk mencari titik optimal untuk pembelian dan titik optimal untuk penyimpanan agar tidak terjadi pembengkakan harga. Proses penyimpanan juga memiliki peran dalam subsistem persediaan. Penyimpanan yang terlalu banyak (berlebihan) dapat mengakibatkan biaya (perawatan, kerusakan, dll), sehingga kuantitas penyimpanan perlu diperkirakan sesuai dengan kapasitas gudang.

·         Produksi

Subsistem produks didokumentasikan dan dijadikan sebuah informasi untuk mendukung para eksekutif dalam menentukan keputusannya. Definisi dari subsistem produksi adalah segala hal yang bersangkut paut dengan proses yang terjadi disetiap stasiun kerja ataupun departemen. Informasi yang perlu untuk user adalah penjadwalan produksi (scheduling) dan transaksi (transaction) antar stasiun kerja. Penjadwalan produksi memperhitungkan data demand dan kapasitas produksi. Data ini dapat diambil dari pihak marketing yang mengetahui peramalan pasar mendatang, sehingga produk tidak terlalu banyak ataupun terlalu disedikit diproduksi. Selain berhubungan dengan pihak marketing, penjadwalan produksi berhubungan dengan pihak Human Resource dalam hal jumlah karyawan yang bekerja, kualifikasi karyawan, shift kerja ,dll. Meski jumlah karyawan sedikit, apabila kualifikasi baik, maka hasil produksi pun berkualitas. Oleh karena itu, performance pekerja menentukan penjadwalan produksi. Bill of Material (BOM) berhubungan sekali dengan penjadwalan produksi. Hubungan erat antara penjadwalan dan persediaan dapat direlasikan melalui BOM. Tingkat persediaan akan mempengaruhi jadwal produksi, sehingga BOM setiap produk perlu dirinci agar tidak terjadi keterlambatan produksi. Keterlambatan komponen setiap produk dapat dilihat dari hasil pengolahan data, sehingga setiap kesalahan dapat diperbaiki untuk periode penjadwalan berikutnya. Keterkaitan antar stasiun kerja perlu didukung oleh sistem yang baik. Just In Time (JIT) menjadi sistem yang cukup terkenal di perusahaan karena adanya proses informasi yang akan mengurangi keterlambatan pengiriman produk ke stasiun kerja berikutnya (sistem kanban). Dalam SIMa pun perlu didokumentasikan setiap proses transaksi (arus ambil, terima, retur antar stasiun kerja) yang terjadi untuk menjaga kemungkinan terjadi kesalahan pengiriman, kerusakan pada waktu pengiriman, dll. Proses transaksi pun perlu mengatur sistem dokumentasi penyimpanan WIP dan barang jadi yang akan diproses lebih lanjut agar produk tersebut terhindar dari kerusakan maupun hal-hal yang tidak diinginkan.

·         Kualitas

Subsistem kualitas memiliki definisi yang sangat kompleks. Semua hal berhubungan dengan kualitas, baik waktu, biaya, performa kerja, maupun pemilihan supplier. Banyak hal lain yang bukan definisi mutlak kualitas namun perlu masuk dalam unsur kualitas seperti proses perawatan. Proses yang didokumentasi dalam subsistem ini adalah kontrol proses (ProcessC ontrol), Perawatan (Maintenance), dan Spesifikasi (Specification) baik produk jadi maupun material. Masih banyak hal lain yang perlu didokumentasi, namun secara keseluruhan, tiga proses ini dapat mencerminkan kualitas produk yang dihasilkan. Proses perawatan termasuk dalam bagian kualitas karena gangguan proses yang terbesar di lantai produksi adalah karena masalah perawatan mesin. Proses perawatan ini berhubungan dengan umur ekonomis mesin, sekaligus berhubungan dengan lamanya perawatan yang dilakukan. Informasi mengenai proses perawatan akan sangat mendukung penjadualan produksi, sehingga tidak sebuah produk sangat ditentukan oleh keinginan konsumen. Konsumen memiliki standar kepuasan yang diterjemahkan ke dalam spesifikasi, dan spesifikasi tersebut menjadi terlalu banyak predemption (penghentian proses) dalam setiap stasiun kerja. Proses produksi yang terjadi di setiap stasiun kerja perlu didokumentasi agar nantinya dapat menjadi informasi, stasiun kerja mana yang paling berpengaruh terhadap kualitas produk saat ini. Penentuan ini dapat dilakukan dengan pencatatan produk cacat yang terjadi di setiap stasiun kerja. Kualitas tolok ukur kualitas sebuah produk. Dokumentasi spesifikasi produk yang dihasilkan dapat menjadi tolok ukur kualitas proses produksi yang sedang berjalan saat ini. Informasi mengenai spesifikasi produk yang ada saat ini pun dapat menjadi pemikiran strategis untuk kebijakan perusahaan di masa mendatang.

·         Biaya

Komponen biaya termasuk dalam semua subsistem yang ada. Tujuan perusahaan manufaktur secara umum adalah mencapai keuntungan dari hasil penjualan produknya. Oleh karena itu, sebuah sistem informasi tidak akan pernah terlepas unsur biaya yang terjadi di dalamnya. Bagan sistem informasi manufaktur diatas menggambarkan bahwa biaya merupakan komponen yang melingkupi keseluruhan output informasi tersebut, dan biaya juga termasuk dalam setiap komponen subsistem tersebut. Maksudnya, dalam menghasilkan informasi untuk setiap subsistem memerlukan biaya yang besar dan sekaligus ada biaya yang dapat direduksi dari hasil informasi yang didapatkan dari sistem yang adaOleh karena abstrak dan banyaknya data yang harus didokumentasi, maka kita harus bisa mendefinisikan tujuan akhir dari informasi yang hendak kita buat. Pihak manajemen puncak (eksekutif) harus memberikan pedoman kepada pihak manajemen informasi untuk membuat sebuah sistem informasi yang dikehendaki. Setelah itu, pihak manajemen informasi dapat memutuskan untuk mengumpulkan data yang seperti apa untuk dapat menghasilkan informasi seperti yang diharapkan oleh pihak eksekutif.

ERP (Enterprise Resource Planning )

            Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem informasi yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya perusahaan. Sumber daya tersebut meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas. Sistem ERP dibagi atas beberapa sub-Sistem yaitu Sistem Financial, Sistem Distribusi, Sistem Manufaktur, dan Sistem Human Resource. Contoh sistem ERP komersial antara lain: SAP, Baan, Oracle, IFS, Peoplesoft dan JD.Edwards. Selain itu salah satu sistem ERP open source yang populer sekarang ini adalah Compiere.

Modul-modul standar yang biasanya terintegrasi di dalam suatu sistem ERP setidaknya minimal terdiri atas:

a.      Customer Relationship Management (CRM)

Adalah sebuah sistem informasi yang terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan aktivitas-aktivitas prapenjualan dan pascapenjualan dalam sebuah organisasi. CRM melingkupi semua aspek yang berhubungan dengan calon pelanggan dan pelanggan saat ini, termasuk di dalamnya adalah pusat panggilan (call center), tenaga penjualan (sales force), pemasaran, dukungan teknis (technical support) dan layanan lapangan (field service).

b.      Financial Resource Management (FRM)

Adalah modul modul yang berfungsi untuk mengumpulkan dan mengelola seluruh data finansial sehingga mampu menyajikan laporan dari hasil  relasi  data  dari  beberapa  departemen.  modul-modulnya   antara lain; General Accounting, Financial Accounting, Controling, Invesment Management, Treasury, dan Enterprise Controlling.

c.      Supply Chain Management (SCM)

Modul logistik secara fungsional digunakan untuk memproses pengadaan, penjualan dan distribusi logistik yang digunakan oleh perusahaan. Tujuan dari SCM adalah untuk melakukan efektifitas dan efisiensi mulai dari suppliers, manufacturers, warehouse dan stores. SCM sebenarnya adalah modul yang menjadi fokus yang mutakhir dalam pengembangan sistem ERP. Penerapan SCM yang baik dengan memanfaatkan Internet adalah solusi yang sangat efektif dalam penghematan biaya perusahaan. Proses perencanaan hingga optimalisasi penyimpanan dan penggunaan logistik sangat membantu dalam memperbaiki prediksi permintaan serta efisiensi bagi perusahaan. Modul-modulnya antara lain adalah : General Logistics, Sales and Distribution, Materials  Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management

d.      HRM (Human Resource Management)

Sumber daya manusia adalah asset terbesar perusahaan yang memerlukan pengelolaan yang baik dan terukur dari mulai perekrutan, penjadualan dan pemrosesan gaji. Pekerjaan-pekerjaan rutin bisnis yang terkait sumber daya manusia seperti pembayaran gaji, manajemen tugas, ongkos tugas luar kantor, bonus/kompensasi, perekrutan hingga perencanaan kebutuhan tenaga kerja dapat dikelola oleh modul ini. Modulnya antara  lain: Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management.

e.      Manufacturing Resource Planning (MRP II)

Evolusi dari Material Requirements Planning (MRP I), yang melingkupi faktor tambahan seperti perencanaan jangka panjang, master schedulling, rough cut capacity planning dan shoop floor control. MRP I telah memasukan unsur pengawasan dan pelaporan. Setelah MRP I perusahaan menyadari bahwa banyak hal yang harus dipadukan antara lain keuangan, peramalan, sales order, analisis penjualan, distribusi, quality control serta sistem pelaporan dan pengawasan lebih lanjut. Hal ini

kemudian dikenal dengan konsep

ERP (Enterprise Resources Planning).

Gambar 2. ERP(Enterprise Resources Planning

ERP Akan Bisa Mendukung Industri yang Spesifik

Industri manufaktur tidak lagi menjadi satu-satunya industri yang memerlukan ERP. Kita telah bisa lihat bahwa industri spesifik seperti Telekomunikasi, Multi-level Marketing, Perusahaan Listrik atau Pertambangan dapat menggunakan ERP. Juga semakin sering terlihat adalah industri jasa (Service) seperti perhotelan, rumah sakit, perbankan, asuransi yang juga menggunakan ERP.

Tidak mengherankan jika suatu saat, sekolah, departemen kehakiman, departemen pertahanan, bahkan suatu badan pemerintahaan seperti kantor gubernuran juga dapat menggunakan ERP. Dengan segala keterbatasan sumber daya dari ERP vendor, maka feature yang dirancang untuk sebuah industri spesifik akan terbatas juga. Ada ERP yang lebih cocok untuk industri A, ada yang untuk industri B, namun tidak mungkin ada ERP yang cocok untuk semua industri. Akan menjadi seberapa spesifikkah? ERP vendor akan selalu mencari titik keseimbangan agar produknya tidak menjadi terlalu spesifik sampai tidak diterima oleh industri secara luas . Industri sebaiknya berhati-hati dalam memilih ERP yang cocok.

Manfaat diterapkannya ERP sebagai bagian dari Teknologi informasi

Berikut ini adalah manfaat dengan diaplikasikannya ERP bagi perusahaan:

a.      Integrasi data keuangan

Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.

b.      Standarisasi Proses Operasi

Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.

c.      Standarisasi Data dan Informasi

Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda

Faktor pendukung ERP pada Perusahaan

a.      Feature

Seperti yang terbahas di Bagian I, perangkat lunak yang tergolong ERP itu secara umum dirancang supaya dapat memberikan solusi untuk industri jenis apapun (horizontal solution). Namun, pada kenyataannya, setiap industri itu punya ciri khas tersendiri. Hal ini menyebabkan timbulnya fungsi-fungsi atau features di ERP yang spesifik untuk industri tertentu (vertical solution).

Pada sisi lain, teori di dalam ERP itu sendiri juga mengalami proses evolusi seiring dengan tumbuhnya tuntutan konsumen dan perkembangan teknologi. Misalnya: tuntutan Inventory Reduction menjadi tuntutan Zero In- Process-Inventory, dari Batch Manufacturing menjadi Just-In-Time Manufacturing, dari konsep Routing menjadi konsep Synchronising.

Oleh karena itu, features yang anda butuhkan dalam operasi sehari-hari harusnya bisa ditunjang oleh ERP yang dipilih. Kadang kita melihat features yang bagus yang berdasarkan teori baru, kita perlu hati-hati menilai apakah feature baru itu bisa diterapkan pada kondisi sekarang ini. Selalu ingat bahwa kita di Indonesia mempunyai kultur tersendiri. Salah pengertian atau salah memilih berdasarkan faktor features akan menimbulkan kekacauan dan bahkan menghambat operasi perusahaan. Memang banyak perusahaan yang menanam waktu untuk penilaian ini. Cocok atau tidaknya biasanya juga bisa kita selidiki dari daftar konsumen yang telah memakai ERP tersebut dan apakah industri konsumen itu serupa dengan industri kita.

menghambat operasi perusahaan. Memang banyak perusahaan yang menanam waktu untuk penilaian ini. Cocok atau tidaknya biasanya juga bisa kita selidiki dari daftar konsumen yang telah memakai ERP tersebut dan apakah industri konsumen itu serupa dengan industri kita.

b.      Teknologi

Salah satu analis industri ERP terkemuka pernah mengatakan ‘jika memilih ERP, anda harus melihat teknologi yang digunakan dibaliknya’. Sayangnya, banyak user yang memilih ERP belum tentu memberikan perhatian cukup pada hal ini. Sebagai orang teknik, saya bisa memahami betapa sulitnya jika sebuah aplikasi yang berskala ERP harus didesain ulang dengan teknologi baru.

Seperti banyak hal lainnya, teknologi ada yang Sunrise dan ada yang Sunset. Ingatkah anda dengan Fotran, PDP-11, Pascal, Cobol, Wordstar yang hanya sepuluh tahun yang lalu muncul di setiap kurikulum Computer Science di universitas kita, apakah ada aplikasi baru yang dibangun dengan bahasa itu, hari ini?. Untuk mengetahui mana yang Sunrise dan mana yang Sunset merupakan tantangan bagi departemen MIS/EDP yang biasanya lebih ter- update dibanding dengan departemen lainnya. Sayangnya, biasanya pemilihan ERP itu didorong dari pihak user (pemakai) yang lebih terfokus kepada feature, sehingga faktor teknologi biasanya diabaikan. Akitbatnya, terjadilah masalah di kemudian hari seperti banyaknya perusahaan di Indonesia yang ‘terjebak’ dengan namanya sistem ‘legacy’.

c.      Sumber Daya Manusia

Secanggih apapun teknologi kita hari ini, ERP tetap saja belum sempurna seperti yang diharapkan manusia. Oleh karena itu, seberapa sukses pun ERP yang kita pilih dari luar negeri, di negeri kita ini belum tentu bisa jalan jika tidak didukung oleh lokal support yang kuat. Kita harus benar-benar teliti memilih vendor yang bisa komit terhadap apa yang mereka tawarkan sebab menangani paket ERP sangat lain dibandingkan dengan menangani penjualan PC atau paket perangkat lunak desktop.

d.      Infrastruktur

Infrastruktur dalam hal ini termasuk sistem pendukung untuk penerapan suatu proyek ERP. Contohnya: apakah vendor menyediakan Help Desk; apakah vendor mempunyai tata cara (standard operating procedure/methodology) dalam penerapan sistem ERP; apakah vendor mengetahui langkah apa yang harus diambil pada saat melakukan customization, apakah vendor bisa menjelaskan langkah-langkah apa yang harus ditempuh sebelum sistem ‘go- live’, umpamanya.

Penerapan ERP PT Gudang Garam Tbk

Pembangunan fondasi sistem TI di PT. GUDANG GARAM TBK. sebenarnya dimulai tahun 1992; sedangkan peralihan dari pola local area network (LAN) ke wide area network (WAN) baru dilakukan pada 1995. Setelah itu, aplikasi bisnis korporat menjadi fokus perhatian berikutnya. Setelah melalui proses screening, manajemen memutuskan untuk menggunakan aplikasi ERP dari Oracle (yang masih dipakai hingga sekarang). “PT. Gudang garam Tbk. Memang memakai Oracle. Saat ini, untuk mengintegrasikan sistemnya. Perencanaan, Sistem & Pengembangan PT. Gudang garam Tbk., penggunaan ERP dari Oracle itu mencakup hampir semua proses bisnis penting, mulai dari akuntansi dan keuangan, manufaktur, hingga pengadaan barang dan manajemen barang jadi. Unit-unit bisnis dalam naungan PT. Gudang garam Tbk. juga menggunakan aplikasi yang dikembangkan sendiri untuk melengkapi solusi ERP. Bukti sudah modernnya sistem TI di PT. Gudang Garam Tbk. juga terlihat pada sistem rantai pasokan (supply chain management). Tengok saja, puluhan ribu petani tembakau PT. Gudang Garam Tbk. semuanya sudah dikelola dengan bantuan TI, yakni sistem berbasis bar code. Di bar code itu tercatat nama petani, luas petaknya, jenis tembakau dan varietasnya, dan sebagainya. Jadi, ketika panen, tembakau (yang dibungkus) sudah bisa dikirim dengan bar code. Dengan begitu, di tempat penampungan – yakni di Lombok dan Madura – hasil panen tadi sudah bisa langsung dipindai (scan), sehingga tidak perlu ada petugas yang mencatat lagi. Sistem barcoding telah diterapkan pula dalam kegiatan pembelian material dan proses di gudang. sistem barcoding digunakan karena grade daun tembakau yang dihasilkan para petani berbeda-beda. Saat ini, PT. Gudang Garam Tbk. mengonsumsi 60-70 ribu ton tembakau kering per tahun. Sayangnya, Angky mengaku tidak ingat luas lahan total yang dipakai oleh para petani tembakau yang memasok panennya buat PT. Gudang Garam Tbk.. Sebagai gambaran, per hektare kebun tembakau bisa berproduksi 15-20 ton. Sesuai dengan prosesnya, daun tembakau yang dipanen akan disimpan di gudang selama 18-24 bulan supaya mengalami proses fermentasi alami. Teknologi canggih pun sudah digunakan PT. Gudang Garam Tbk. di pabrik-pabriknya. Mulai dari kegiatan operasional pabrik, mesin blending hingga pengujian rokok, sudah menggunakan sistem robotika. Dengan begitu, proses analisisnya tidak lagi menggunakan rasa, melainkan memakai data, sehingga kualitas produknya bisa sama. Kalau memakai rasa dan penciuman manusia, kualitasnya tidak akan sama. Selain itu, jumlahnya banyak. Bayangkan saja, untuk satu adukan jumlahnya mencapai 15 ton. Tidak mungkin (dikerjakan) oleh manusia. Jadi, di PT. Gudang Garam Tbk. itu, dari hulu ke hilir sudah serba elektronik. Dengan bekal sistem yang cukup canggih, PT. Gudang Garam  Tbk  mempertahankan  apa  yang  sudah  berjalan  dengan  baik,   untuk meningkatkan keadaan. Pengembangan jaringan infrastruktur dengan menambah koneksi ke kantor cabang penjualan dan pergudangan yang belum terhubung, yang jumlahnya sekitar 30 kantor. Perubahan lain adalah penerapan metodologi proyek untuk semua proyek TI di PT. Gudang Garam Tbk.

Strategi PT. Gudang Garam Tbk. lebih pada mengonsolidasikan sistem aplikasi yang ada, dan memberi respons pada permintaan bisnis yang baru. Misalnya, melakukan stardardisasi proses bisnis dengan mengimplementasi solusi ERP yang sama yang digunakan oleh PT. Gudang Garam Tbk. kepada semua unit bisnis. Proses konsolidasi dan integrasi aplikasi yang berlangsung terus – bersamaan dengan implementasi bisnis sistem yang baru – memungkinkan mereka dapat memonitor indikator kinerja penting (Key Performance Indicator) dengan lebih baik. Misalnya, masalah efisiensi pada operasional back office di PT. Gudang Garam Tbk. Sistem TI itu antara lain mampu mengurangi level overtime, di samping salesman dan staf administrasi dapat menyelesaikan pekerjaan lebih cepat. Sekarang PT. Gudang Garam Tbk dapat melihat kinerja penjualan dan pergerakan inventori secara tepat waktu. Dan, kami dapat meningkatkan servis ke pelanggan. Meskipun penerapan TI ini sudah direncanakan untuk jangka panjang, sebaiknya PT. Gudang garam Tbk. selalu melakukan perubahan-perubahan kecil untuk membantu meraih keberhasilan dari pelaksanaan paket software baru ini. Setelah divisi TI terpisah dari perusahaan, bagian terpenting dari perusahaan yang baru ini harus tetap memperhatikan aktivitas pemeliharaan dari sistem TI PT. Gudang garam Tbk. tanpa menutup kesempatan untuk melayani perusahaan lain. Untuk pelayanan yang disediakan PT. Gudang garam Tbk., dapat memberi harga apa yang disebut metode transfer pricing sehingga perusahaan baru tersebut dapat mengatur keuangannya sendiri. Penerapan suatu ERP sistem itu adalah suatu proses yang kontinu. Begitu dimulai sudah tidak mungkin lagi dihentikan dan tidak ada titik kesempurnaannya. Yang ada hanyalah proses penyempurnaan yang tak terhenti. Maka penilaian ERP juga mesti dilakukan dengan sungguh-sungguh. Banyak faktor yang perlu dipikirkan pada seleksi ERP. Pada umumnya, ERP yang masuk ke Indonesia sudah teruji kesuksesannya. Namum kesuksesan di negara lain belum tentu bisa menjadi suatu jaminan bagi kita. Masalah sumber daya manusia dan  infrastruktur juga menjadi faktor penentu  ERP akan   berkembang terus sesuai dengan tuntutan konsumen. Yang jelas perkembangan ERP pada masa depan ini akan dititik-beratkan pada beberapa hal, yaitu, lebih mendukung customer service, lebih mendukung vertical industri spesifik (vertical industry), dan juga lebih mendukung proses pengambilan keputusan (decision support). ERP masa depan juga akan lebih fleksibel dalam penerapan, pemakaian dan cara pembiayaan. Begitu juga banyak manfaat bagi PT. Gudang garam Tbk. dalam membangun teknologi informasi seluruh sector dapat dengan mudah mendapatkan informasi apa saja yang mereka perlukan serta Perusahaan mampu langsung dapat merespon dalam Cepat merespon perubahan resep rokok. Setelah ERP diterapkan, seluruh informasi data dapat dengan cepat dikoordinasikan ke semua departemen. Ketika seorang staff memerlukan komputer baru dan manajer sedang tidak ada di kantor dan harus menunggu untuk meminta persetujuan, ini merupakan salah satu hal yang tidak efisien. Setelah TI diterapkan, staf itu dapat langsung memberitahukan lewat jaringan sehingga manajer langsung dapat memberi persetujuan,sehingga dengan adanya teknologi informasi hambatan seperti itu sudah dapat diatasi. PT. Gudang garam Tbk. berencana untuk membangun TI dalam jangka panjang serta mengalokasikan dana sebesar US$ 5 juta setiap tahun. Pembangunannya pun bukan hanya dilakukan oleh tim TI internal dan regional, tapi dibantu oleh banyak vendor, baik dari luar negeri maupun lokal, seperti IBM, Sigma dan Mitrais. Pengembangan TI itu dimaksudkan supaya proses bisnis lebih efektif, akurat dan cepat. Pengguanaan IT bisa memberikan benefit penting bagi PT. Gudang Garam Tbk., yakni adopsi tool atau teknologi baru yang sudah teruji keandalannya. Maksudnya, selama ini infrastruktur TI dan teknologi PM sudah sangat terkenal dan menjadi best practice di industri rokok. Dalam praktik di lapangan, teknologi itu akan berpengaruh pada semua level di PT. GUDANG GARAM TBK. Untuk level atas akan berguna dalam analisis dan pengambilan keputusan; dan bagi level menengah berfungsi dalam pengontrolan dan analisis operasional; sedangkan di level bawah bisa menyederhanakan proses. Ujung- ujungnya, akan meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Selain itu, secara otomatis akan terbangun kultur baru yang lebih positif, dan mendukung kinerja perusahaan.

I.       KESIMPULAN

Penerapan ERP pada PT. Gudang garam Tbk. mempunyai kesimpulan sebagai berikut:

Penerapan ERP pada suatu perusahaan harus menjadi kebijakan strategik pada tingkat top management dan didukung penuh oleh setiap unsur yang ada dalam perusahaan. ERP telah mampu memenuhi beberapa target jangka panjang sebelum tenggat waktunya. Seperti terlihat pada operation net income yang mencapai pertumbuhan. Dengan peningkatan penjualan, berarti perusahaan telah berhasil menerapkan suatu proses yang efisien. Proses ini diawali oleh tingkat akurasi data yang dikendalikan oleh ERP. Hal serupa dapat terlihat pada ketepatan waktu pada pengiriman, penggunaan laporan internal yang standar dan rata-rata kesalahan yang ditimbulkan oleh karyawan. Indikator-indikator tersebut telah membuktikan bahwa ERP mengarahkan proses pada hal tersebut.

REFERENSI

Aladwani, A.M., 2001, “Change Management Strategies For Succsessful ERP Implementation”, Business Process Management Journal, Vol.7 no.3 pp. 266-275.

Baheshti, H.M., 2006, “What Manager Should Know About ERP/ERP II”, Management Research New Vol.29 No.4, pp. 184-193.

Bradford, M., and Florin, J., 2003, “Examining the Role of Inovation Diffusion Factors on the Implementation Success of Enterprise Resources Planning Systems”, International Journal of accounting Information System 4 pp. 205 – 225.

http://singcat.com/erp.html

Lynch, LG. 1977. Input Methods And Facilities Available For Land Survey Data. Dalam A.W moore & S.W.Bie. Uses of Soil Information Systems. Center for Agric. Publ. And Documentation. Wageningen 103 h.

O’Brien James. 2005. Introduction to Information System, 12 th edition. McGraw Hill Companies, Inc.

Shehab, E.M., Sharp, M.W., Supramaniam, L. and Spedding, T.A., “Enterprise Resource Planning An Integrative Review” Businees Process Management Journal, Vol. 10 No. 4 pp. 359-386.

www.intidatautama.com/bpartner.html

Zacharias, Herman. 2012. Review Penerapan ERP di PT Bentoel Prima. http://hermanzacharias.wordpress.com/2012/03/16/review-penerapan-

erp-di-pt-bentoel-prima. Diakses tanggal 19 September 2012